RPA: la automatización inteligente clave en la transformación digital

El mundo empresarial vive inmerso en una continua exploración de soluciones que le permitan adquirir ventajas competitivas frente a su competencia.

En muchas ocasiones, estas ventajas se consiguen gracias a una mejor eficiencia en los procesos, es decir, logrando una avanzada transferencia de actividades, que hasta el momento eran realizadas por personas y que actualmente son llevadas por equipos computacionales de forma mucho más ágil y sin apenas errores. ¿El objetivo? Permitir que el personal se pueda enfocar en actividades de mayor valor e índole estratégica.

Ventajas de los procesos RPA

Para llevar a cabo esta transferencia de tareas de la que hablamos, se hace necesaria la ayuda indiscutible de la robótica de automatización de procesos (RPA – Robotic Process Automation), pero ¿en qué consiste? Se trata de una tecnología de rápido crecimiento que ayuda a las empresas a automatizar los procesos, imitando la acción humana gracias a aplicación de técnicas de inteligencia artificial, proporcionando así, una mayor calidad y consistencia a la ejecución de dichos procesos.

Por ello, estamos seguros que estos robots, que no son físicos sino parte de un software integrado de los diferentes sistemas IT y que además son capaces de aprender de un usuario y asistirlo, pronto se convertirán en el modus operandi habitual de la mayoría de empresas o de las áreas de servicios de múltiples sectores.

Dónde y cómo desplegar soluciones RPA

Una vez descritos los beneficios de esta tecnología la primera pregunta que les surge a las empresas es: ¿qué procesos podría automatizar con un RPA? La respuesta a esta pregunta nos abre un importante abanico de opciones como son:

• La realización de tareas repetitivas.
• Tareas que consumen una importante cantidad de tiempo al personal.
• Tareas de validación, basadas en la comparativa de información de diferentes sistemas.
• Tareas en las que se producen errores humanos de forma habitual.
• Tareas complejas que involucran a varias personas.
• Tareas críticas a nivel procedimental.

Una plataforma de RPA tiene mayor impacto cuando se aplica a procesos con múltiples actividades transaccionales, procesos que tienen actividades comunes o que requieren coordinación de varias funciones. Si transferimos la realización a los sistemas RPA, estas tareas más repetitivas, transaccionales y en muchas ocasiones, carentes de valor en la ejecución de las personas, permitirá que estas se puedan centrar en aquellas actividades que requieran de una mayor capacidad y creatividad humana para obtener más valor y una mejor rentabilidad económica. La siguiente cuestión clave es ¿qué necesitamos para que una tarea pueda ser integrada en un sistema RPA? En la respuesta a esta pregunta debemos diferenciar dos elementos complementarios.

• La tipología de las tareas, puesto que es necesario que estas estén bien definidas, lógicas y basadas en reglas.
• La existencia de los sistemas que proporcionen de una forma procesable los datos, las entradas y salidas, con que se trabajará el RPA. Los RPA son diseñados para su necesaria integración con sistemas de información de forma ágil y eficiente. La evolución de estos sistemas está logrando la realización de tareas de un carácter menos mecánico gracias a la introducción de elementos cognitivos y de inteligencia artificial.

Beneficios

Con lo expuesto es fácilmente comprensible que para aquellas empresas que actualmente utilizan un volumen significativo de mano de obra en procesos administrativos y de conocimiento general, donde las personas realizan un gran volumen de operaciones y altamente transaccionales, obtendrán una gran mejora con la implantación de sistemas RPA, gracias al aumento de sus capacidades y al ahorro de tiempos. A continuación, te detallaremos estos y otros beneficios que conlleva el despliegue de sistemas RPA.

• Ahorro. El principal ahorro de estos sistemas es el de coste de personal, puesto que el robot tiene de media la tercera parte del coste de una persona. Además, su implantación reduce la necesidad de espacio físico y por tanto, los gastos relacionados con la disposición de oficinas para el personal. Por otro lado, también genera un aumento del rendimiento, gracias a su aprendizaje continuo y optimización, incrementando el ahorro total.
• Productividad. Más allá de permitir la reducción en los costes laborales, la automatización también puede aumentar de forma global el rendimiento de gran número de procesos. La razón: el RPA ofrece un modelo de prestación de servicios 24x7x365, puesto que están programados para trabajar de manera continua y además, son capaces de reducir el tiempo de resolución de cualquier operación transaccional para la que han sido programados.
• Precisión. Su implantación permite eliminar el margen de error humano, que en el caso de las tareas transaccionales y repetitivas está establecido entre un 5% y un 10%. Puesto que el sistema tiene capacidad de atención ilimitada, no comete errores de cálculo, no tiene distracciones y no se ve afectado por aspectos emocionales.
• Escalabilidad. Una solución RPA se adapta a las necesidades de capacidad del procesamiento de la empresa en cada momento, pudiendo dimensionar los requerimientos del servicio sin invertir un gran coste ni esfuerzo, parametrizando de forma automática este redimensionamiento.
• Capacidad analítica. RPA son diseñados para registrar una gran cantidad de datos de rendimiento en forma de indicadores clave (KPIs como transacciones realizadas, tiempo de cada transacción, tipo de transacción, etc.). Esta información es analizada para realizar una mejora continua del sistema y conocer su productividad y ahorro en tiempo real.

Conclusiones

En definitiva, RPA es ya una importante realidad y sin duda aportará grandes oportunidades en el futuro a corto plazo. Entre ellas, grandes posibilidades para automatizar, mejorar la eficiencia, eliminar costes y ganar consistencia en casi cualquier proceso empresarial y sector.

Otra de sus ventajas es que ofrece a las empresas la posibilidad de delegar las actividades transaccionales, como por ejemplo el acceso, manejo e intercambio de datos, en soluciones inteligentes, no con el afán de sustituir a las personas sino para liberar su tiempo, dedicándolo a actividades más estratégicas y para avanzar en su estrategia de transformación digital.

El despliegue de una plataforma RPA servirá, por tanto, para asentar una base que permita a la empresa avanzar en un futuro proceso integral de automatización cognitiva y de inteligencia artificial, con la finalidad de lograr una transformación de alto impacto en su modelo de prestación de servicio.

Si tras leer este post crees que una solución de automatización de procesos puede tener sentido en tu empresa te invitamos a que te puedas poner en contacto con nuestro equipo de transformación digital. Juntos te ayudaremos a explorar y a analizar las posibilidades de todas estas soluciones adaptadas a tu empresa.