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Gestão de documentos e conteúdos empresariais

Gestão de conteúdos empresariais

Soluções para empresas que precisam de um sistema que garanta o acesso aos seus documentos e informação a partir de qualquer lugar, com a opção de implementar processos próprios para a gestão dos documentos.

Gestão de documentos
Digitalização e captura de documentos
Colaboração empresarial
Process Services (Workflows)
Governo da informação
Informação e análise

Gestão documental

  • Gestão de documentos.
  • Gestão de conteúdo da web (incluindo aplicações da web e virtualização de sessão).
  • Publicação integrada.
  • Acesso ao repositório via CIFS / SMB, FTP e WebDAV.
  • Fluxo de trabalho baseado em BPM Activiti.
  • Pesquisas implementadas com o motor SQLR.
  • Servidores descentralizados.
  • Suporte de vários idiomas.
  • Pacote de aplicação portátil.
  • Suporte multiplataforma.
  • Interface gráfica baseada em web browsers.

Gestão de faturas

Gestão de todo o processo, desde a recepção da fatura por qualquer meio (e-mail, papel, fax, EDI,…) até ao seu arquivo final, passando pelos respectivos fluxos de aprovação.

Digitalização certificada
Reconhecimento automático de imagem
Assinatura de documentos do gestor documental

Benefícios

  • Reduz os custos associados à gestão de faturas em papel.
  • Evita a duplicação tanto no pagamento, como no armazenamento e registo de faturas. Numa etapa anterior ao envio da fatura ao ERP para efetuar o seu pagamento, alguns parâmetros da fatura são verificados para certificar que não foi paga no passado e que não pertence a nenhum fluxo atual.
  • Melhora os tempos de processamento de cada fatura. Graças à aplicação dos workflows e à automatização das tarefas, é possível encurtar o tempo de processamento de cada fatura e, mais importante, detetar os estrangulamentos no momento em que ocorrem.
  • Gera relatórios de produtividade, rapidez de pagamentos e outros parâmetros. Conhecer as métricas de qualquer processo é vital, permitindo pagar as faturas mais rapidamente, possibilitando negociar descontos de pronto pagamento com o fornecedor.
  • Permite aos fornecedores aceder ao estado das suas faturas (self-service). A criação do portal para os fornecedores permite conhecer o estado das faturas emitidas, assim como consultar um histórico de todas as suas faturas, evitando telefonemas e consultas ao departamento de contabilidade.

Gestão de tickets

  • Permite que os colaboradores, via dispositivos móveis, digitalizem todos os tickets de despesa, que são automaticamente convertidos em PDFs, incluindo informação sobre o tipo de gasto.
  • É gerada uma Nota de Despesa que graças à elaboração de um mapa documental específico para cada organização, ou seja, uma estrutura de pastas automáticas, insere as despesas no sistema de forma adequada.
  • O documento é enviado para assinatura digital até que seja aprovado e devidamente arquivado.

Benefícios

  • Redução de custos devido à eliminação dos processos de impressão, envio e armazenamento.
  • Maior controle sobre a documentação recebida e arquivada automaticamente.
  • Segurança proporcionada pelo sistema de assinatura e verificação de toda a documentação recebida.
  • Evita a duplicação de despesas e reduz erros no processo de criação, captura, entrega e armazenamento.
  • É obtida uma simplificação dos procedimentos administrativos, dedicando os recursos a tarefas mais produtivas.

Gestão de Recursos Humanos

Gestão de processos de pessoal, desde a digitalização e extração dos dados mais importantes dos processos até ao armazenamento, garantindo sempre o cumprimento da Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) e do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

Benefícios

  • Economia de tempo de até 50% na pesquisa de documentação e de custos na sua gestão e armazenamento.
  • Melhorar a produtividade.
  • Segurança: Garantia no cumprimento da LOPD e RGPD por conter informação de caráter pessoal e confidencial.
  • Redução do risco de perda de documentação.
  • Controlo sobre o acesso aos documentos, quando e quais as atividades que podem ser efetuadas.
  • Redução de redundâncias, como duplicação de documentos.
  • Agilidade e automatização das tarefas administrativas com a criação de workflows que permitem integrar documentos e processos de negócio num ambiente controlado.

Gestão do conhecimento

Baseado em padrões Open Source, ajuda a gerir o conhecimento da empresa de forma eficaz.

Benefícios

  • Reduz os telefonemas para o departamento de Apoio. A solução facilita a conexão dos utilizadores ao site para esclarecer as suas dúvidas e obter os melhores resultados sem ter que telefonar para o departamento de apoio.
  • Interface simples integrável na própria intranet ou no website corporativo. Os artigos, os “how-to”, ou as “Perguntas/Respostas” armazenados no gestor documental estão acessíveis através de uma interface de utilizador intuitiva que pode ser incorporada no site corporativo através da tecnologia flash/flex ou adaptando-a com modelos simples.
  • Integração com o sistema de Ticket. Tratando-se de um módulo Hyland | Alfresco, é muito simples integrar este sistema com o seu atual sistema de tickets de modo a que o próprio departamento técnico alimente a base de dados de conhecimento.
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Proccess Services - BPM

Hyland | Alfresco Process Services (Powered by Activiti) é uma solução de Business Process Management (BPM) voltada para empresários e programadores. No seu núcleo encontra-se um sistema de processos empresariais de código aberto e alto desempenho, baseado em Activiti, com flexibilidade e escalabilidade para lidar com uma ampla variedade de processos críticos. O Hyland | Alfresco Process Services oferece um conjunto de ferramentas poderoso para o utilizador final e integra-se numa ampla variedade de sistemas de negócio, incluindo Hyland | Alfresco Content Services, Box e Google Drive.

Facilidade de desenvolvimento e implementação
Gestão robusta de tarefas e casos
Abertos e fáceis de integrar
Solução para a conformidade de processos
Escala e solidez de nível empresarial

Gestão de tarefas e casos

  • Os utilizadores podem aceder a toda a informação, tarefas e documentos para executar, com rapidez e eficiência, os processos de negócio chave.
  • Colaboração com utilizadores que trabalhem em equipa para realizar tarefas. Os utilizadores podem atribuir tarefas e subtarefas a várias pessoas, o que lhes permite dedicarem-se a tarefas não rotineiras.
  • Caixas de entrada das tarefas individuais e de grupo permitem que as organizações modelem os processos para oferecer apoio a uma ampla variedade de situações de negócio.

Cumprimento normativo

  • A estreita integração com Hyland | Alfresco Content Services permite aos processos garantir a conformidade e registar a atividade. Por exemplo, registar automaticamente documentos abertos de contas como documentos de arquivo, como parte do processo de integração de clientes.
  • A criação e registo automatizado de documentos, com a capacidade para guardar o histórico de processos, permite que as organizações automatizem muitas das atividades associadas ao cumprimento de normas, reduzindo o seu tempo de execução.
  • A ampla integração com aplicações de outras áreas de negócio e sistemas de partilha de conteúdo (por exemplo, Box e Google Drive) permite que Hyland | Alfresco Process Services capture conteúdo ocasional e o coloque sob o controlo de conformidade.

Integração de processos e conteúdo

  • Os poderosos modelos de metadados e regras podem ser utilizados para iniciar e mover conteúdo automaticamente nos fluxos de processo.
  • A perfeita integração com aplicações líderes de áreas de negócio e produtividade permite contextualizar o conteúdo a fim de melhorar a produtividade dos colaboradores.
  • O acesso móvel e o acesso através do website garantem a continuidade dos processos, incluindo para além dos limites da empresa.

Automatização inteligente

  • As tabelas de decisão automatizam os processos baseados em regras de negócio fáceis de configurar e eliminam etapas manuais repetitivas.
  • A análise de processos, os relatórios e os fluxogramas fornecem as informações necessárias para aumentar a eficiência e o desempenho dos processos.
  • Os documentos com resumos de processos gerados automaticamente proporcionam uma linha de auditoria clara e reforçam o cumprimento dos processos.
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Gestão do governo da informação

Os processos de governo da informação permitem gerir a utilização, a proteção, o armazenamento e a eliminação de informação de negócio. Um governo da informação efetivo é a única maneira de cumprir com os requisitos rigorosos das normas atuais e, para além disso, oferece proteção contra possíveis perdas de dados, reduz os riscos de segurança e evita a sobrecarga de dados, economizando custos e tempo.

Records Management
Gestão do ciclo de vida da informação
Segurança e acesso controlado
Conformidade normativa
Electronic discovery e retenções legais
Organização e gestão de conteúdo in situ

Em que se diferencia o governo da informação da gestão da informação?

A gestão da informação centra-se na forma de gerir a informação e, geralmente, é da responsabilidade do departamento de TI. O governo da informação centra-se no porquê da informação (políticas).

Por que é importante o governo da informação?

Com os processos de governo da informação procura-se obter o controlo da informação empresarial, não apenas do conteúdo digital não estruturado, mas também dos dados estruturados e dos documentos em papel. O governo da informação abrange as políticas, os procedimentos e as tecnologias que determinam como a informação é gerida, protegida, utilizada, retida e eliminada numa organização.

Por que é necessário o governo da informação?

Contar com um programa de governo de informação sólido ajudará uma organização a cumprir as leis e os regulamentos pertinentes, salvaguardar os seus dados e reputação e responder eficazmente a possíveis solicitações de electronic discovery ou de acesso a informação. Também evita a sobrecarga de dados, preservando apenas o conteúdo mais valioso.

Em que se diferencia o governo da informação da gestão de documentos de arquivo?

Embora a gestão de documentos de arquivo seja um aspeto do governo da informação, um programa de governo da informação abrange questões mais amplas, como a segurança de dados, a gestão do ciclo de vida da informação e o electronic discovery.

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