Acciona
Serviço PMO empresarial e apoio à governação das TI
O projeto
Acciona é um dos principais grupos empresariais espanhóis, líder na promoção e gestão de infraestruturas, energias renováveis, água e serviços, entre outros. O grupo, que faz parte da Ibex35, conta com uma força de trabalho de mais de 30.000 colaboradores localizados nos 5 continentes e organizados em várias Divisões e Linhas de Negócio.
Em 2019, Acciona abre um processo de concurso para o Serviço Project Management Office (PMO) com o objetivo de procurar uma maior eficiência nos seus processos (gestão da procura, gestão de projetos, gestão de programas, gestão de portefólio, gestão económica) para dar uma resposta às necessidades de IT do grupo, assim como procurar soluções e iniciativas interdepartamentais, transversais e/ou comuns às distintas Divisões, Negócios e Geografias do grupo Acciona.
Com base em Linhas de Negócio, e com o objetivo de ganhar eficiência e agilidade na resposta oferecida pela IT aos Negócios, Acciona quis concentrar-se em melhorar os seguintes pontos:
- Deteção de sinergias nas Necessidades IT dos diferentes Negócios e incremento da comunicação em toda a Comunidade IT.
- Identificação dos projetos transversais, tal como a necessidade e disponibilidade de recursos estratégicos partilhados (arquitetura, aplicações corporativas, cibersegurança, etc.)
- Homogeneização dos processos, quadros metodológicos e ferramentas utilizadas nas diferentes Linhas de Negócio.
Desafios
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Definir e implementar um quadro comum de processos IT -
Gerir a mudança assegurando a adoção efetiva dos processos na Organização -
Facilitar e garantir a comunicação entre IT e Negócio -
Realizar um seguimento homogéneo do portefólio de projetos e programas
A solução
Pela Izertis, foi proposta a implementação de um Project Management Office (PMO) que, com o empenho e envolvimento de todos os agentes envolvidos e aplicando uma estratégia participativa de gestão da mudança 360º, seria possível fornecer recursos e serviços para apoiar e garantir a correta implementação de um quadro comum de processos de IT. Processos estes que serviriam de base para obter uma gestão global e uma visão consolidada dos Projetos IT do Grupo Acciona.
Para alcançar este objetivo, propuseram-se quatro pontos principais no serviço:
- Definição e implementação de processos (gestão de procura, gestão de projetos, gestão de programas, gestão do portefólio, gestão económica) com foco na adoção e acompanhamento dos principais papéis envolvidos nos processos.
- Gestão de projetos: aplicando o nosso lema de transformar enquanto gerimos
- Reporting com foco na monitorização do estado das procuras e dos projetos TIC para cada Unidade de Negócio e Acciona Corporation.
- Criação de Painéis de Controlo que consolidem os KPIs principais necessários para facilitar a tomada de decisões.
Foi escolhida uma abordagem escalonada na qual, após a adoção dos processos de gestão da procura e gestão de projetos para a TIC Corporativa (“Early Adopters”), foi estabelecido um roteiro para distribuição da implementação e adoção dos ditos processos nas diferentes Divisões e países do grupo. Nesta fase, o foco foi a gestão da mudança, apoio e acompanhamento de todos os papéis-chave envolvidos no processo.
Posteriormente, o serviço concentrou-se na governabilidade da procura e gestão End-2-End de projetos. O design do portal de colaboração permitiu melhorar a gestão do conhecimento, a visibilidade da informação e o trabalho transversal entre equipas. Para complementar o acompanhamento na gestão, foi desenhado uma série de Painéis de Controlo de pedidos e projetos.
Após o período de estabilização, o foco foi colocado a um nível mais estratégico através da colaboração na definição de um modelo de governação e monotorização dos planos anuais de IT, para todas as Unidades de Negócio e países. Assim, através da monitorização regular destes planos, é possível contribuir para melhorar a gestão da capacidade e da procura global de IT.
O resultado
Após estes dois anos de serviço do PMO, as principais conquistas obtidas na Acciona foram:
- Tornar-se um órgão de referência nas diferentes Unidades de Negócios a nível nacional e internacional para o apoio aos processos e à ferramenta implementados, embora nesta primeira fase de adoção se tenha concentrado mais na implementação e aprendizagem (adaptações do processo e da ferramenta, formação, sessões de atualização, acompanhamento baseado na utilização da ferramenta, medição da qualidade, etc.).
- Contribuir para o sucesso do Plano IT da Acciona no seu serviço de apoio à gestão de pedidos, projetos e programas, contribuindo para que a execução dos mesmo se realize de acordo com os prazos, custos e âmbito estabelecidos e satisfazendo as expectativas dos Business Partners das diferentes Unidades de Negócio.
- Homogeneizar e melhorar a eficiência dos processos de IT, prestando apoio às Unidades de Negócio e à Acciona Corporation.
- Definir o modelo de relação entre as diferentes Unidades Organizacionais.
- Implementar um processo de gestão da mudança 360º que inclua, entre outras atividades, formação e habilitação, bem como comunicação periódica para a adoção dos processos.
- Desenhar relatórios de monitorização e Painéis de Controlo, incluindo o do CIO.
- Estabelecer um processo regular de coaching e apoio aos gestores da procura e chefes de projetos na sua gestão.
- Conceber um espaço de colaboração que sirva de alavanca para a comunicação, adoção de processos e melhoria da eficiência das equipas de TI.
- Estabelecer o processo de gestão da ferramenta PPM, incluindo pedidos e incidentes.
- Elaboração de planos anuais de projeto para todas as Unidades de Negócios sob a forma de linhas de projeto e implementação do modelo de governação e monitorização alinhado com a gestão orçamental anual.