El método Lean Six Sigma, clave en la mejora de procesos de tu empresa
¿Cuántas veces te has parado a observar el funcionamiento de una determinada actividad, pensando en todos los cambios que implementarías para mejorar el proceso, conseguir ser más eficiente, reducir tiempos de entrega e incrementar el valor añadido? Seguro que constantemente, en la sala de espera de un hospital, en la barra de un bar tomando un café o en la fila del supermercado haciendo la compra.
Parece sencillo identificar aquellas áreas de mejora que nos permitan conseguir todos nuestros objetivos, pero cuando se trata de nosotros mismos o de nuestro ámbito profesional, esta labor se complica. Y este es precisamente el propósito de este artículo; dar a conocer la metodología a través de la cual, podemos empezar a analizar nuestra realidad. Esta metodología es Lean Six Sigma.
Para conocer en profundidad esta fundamental metodología vamos a hacerlo en dos artículos. En esta primera parte vamos a explicar como surgió, en qué consiste y a conocer sus principios fundamentales. ¡Empezamos!
¿Qué es Lean Six Sigma?
Para explicar qué es Lean Six Sigma, diríamos que es una metodología de mejora de procesos que combina dos técnicas, Lean y Six Sigma. El principio fundamental de Lean es la eliminación de residuos, también conocidos como "muda", mientras Six sigma es un método basado en el análisis de datos y métricas que examina los procesos repetitivos de las empresas y tiene por objetivo llevar la calidad hasta niveles cercanos a la perfección, reduciendo al máximo los defectos, teniendo como propósito llegar a la cifra de 3,4 errores o defectos por millón de oportunidades. Y se distingue de otros métodos en el hecho de que trata de prevenir los problemas antes de que se presenten.
Por tanto, la unión de ambos métodos, Lean y Six Sigma, conjuga un potente enfoque para lograr la estabilidad del negocio, reducir tiempos y costes operativos, incrementar la calidad y aplicar de forma eficiente los recursos eliminando los procesos que no aportan valor añadido. Para lograrlo Lean Six Sigma propone una serie de herramientas que permiten identificar las áreas de mejora en diferentes ámbitos de la empresa.
Origen histórico de los conceptos Lean y Six Sigma
El concepto Lean encuentra su origen en Estados Unidos, gracias a Henry Ford y Frederick Taylor, quienes son considerados pioneros de productividad y reducción de desperdicio, debido a la implementación de mejoras técnicas que introdujeron en las primeras líneas de fabricación industrial del sector automovilístico.
Pero sin duda, es tras la Segunda Guerra Mundial, cuando el concepto Lean adquiere un significado total a través del sistema de producción desarrollado por Taiichi Ohno en Toyota. Este sistema es conocido como TPS (Toyota Production System) o más comúnmente llamado JIT (Just in Time).
Respecto al término Six Sigma, la primera vez que se utilizó fue gracias a Bill Smith de Motorola en la década de los 80, para denominar el proceso que implementó en la compañía con el objetivo de reducir los defectos en los productos. Más tarde, hacia finales del siglo XX, otras compañías como General Electric empezaron a implementarlo tanto para la fabricación como para los servicios, logrando espectaculares resultados.
Los 5 principios de Lean Six Sigma
Para entender Lean Six Sigma, es importante que conozcamos los 5 principios en los que se basa.
1º Principio: Orientación al cliente
Uno de los grandes aciertos de Lean Six Sigma es considerar al cliente como punto de partida para alcanzar el éxito deseado. En definitiva, de lo que se trata es lograr la mayor satisfacción para este. Para ello, esta metodología pone al cliente como centro de valor, rodeándolo de 4 pilares que lo sostienen.
- Value stream (cadena de valor): Hace referencia a la corriente de valor aportada al cliente por parte de todas las actividades que componen el proceso. Para identificar dicho valor, esta metodología emplea lo que se denomina como Gemba Walk, que consiste, literalmente, en moverse por el espacio donde se realizan las actividades, preguntando a aquellos trabajadores que las desarrollan, y así, conocer de primera mano si tales tareas aportan valor al cliente o no. Con ello se crea el Value Stream Map, que es el dibujo gráfico que muestra las actividades que aportan valor a dicho cliente.
- Flujo: Consiste en crear un flujo continuo de producción mediante la eliminación de los desperdicios, de los cuellos de botella y la reducción de los altibajos en volúmenes.
- Demanda: Se basa en el uso del Just in Time, es decir, la demanda es la que actúa como detonante, con el fin de reducir el stock.
- Perfección: Esta metodología asegura la mejora de la calidad, eliminando cualquier defecto o error que pueda existir en el proceso. Puede ser desde el inicio (Jidoka), institucionalizar la gestión de problemas (Kaizen) o en el aprendizaje, innovación y pensamiento creativo (Soifuku).
2º Principio: Gestión orientada a datos y hechos
Este principio está sustentado, principalmente, por la estadística de Six Sigma. Esta metodología aporta todo el control y seguimiento del proceso basándose en datos y hechos históricos, utilizando el análisis estadístico y técnico para la mejora de procesos de forma combinada, las herramientas para trabajar en equipos y proyectos y lograr resultados excepcionales. Tan elevado es su enfoque a la estadística que su denominación proviene del símbolo “σ” (Sigma), que es un término utilizado para medir la variación de una serie de puntos con respecto a la media. El objetivo de esta metodología es que la media de los procesos opere aproximadamente a 6 sigma de distancia de los límites de especificación superior e inferior. Es decir, que el 99,9997% de los productos estén libres de defectos, lo que supone no fallar en el proceso más de 3,4 veces por millón de oportunidades.
3º Principio: Orientación a procesos, gestión de procesos y mejora de procesos
Lean Six Sigma es, en realidad, una combinación entre dos conceptos diferentes. Por un lado, el pensamiento Lean y, por otro lado, el enfoque estadístico de Six Sigma. Lean aporta una estrategia de cambio en la actitud y comportamiento para reducir el tiempo necesario para proporcionar productos y servicios de calidad, aumentar la productividad y minimizar los desperdicios. Por su parte, Six Sigma proporciona un sistema basado en datos para la optimización de los procesos mediante la reducción de su variabilidad (defectos), utilizando técnicas de control estadístico y un modelo DMAIC (Definir; Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) para la gestión de problemas y la mejora continua. Todo esto hace de esta combinación una metodología muy apropiada para la gestión y la mejora de los procesos.
4º Principio: Gestión proactiva y colaboración sin fronteras
Lo que aporta Lean, entre otras cosas, es un cambio organizativo que otorga un gran protagonismo a los empleados de la compañía. Este comportamiento, por un lado, fomenta la motivación positiva, a través de la participación de estos en las tareas del día a día y confiándoles una mayor responsabilidad en la toma de decisiones. Por otro lado, impulsa la gestión de los problemas a través de los eventos Kaizen involucrando a todos los empleados para que aporten sus ideas innovadoras y sus puntos de vista.
5º Principio: Búsqueda de la perfección
Como ya se ha comentado anteriormente, uno de los principios más importantes de Lean Six Sigma que sustentan al cliente como centro de la metodología es la obtención de la perfección mediante la eliminación de cualquier defecto o error presente en el proceso. Existen 7 tipos diferentes de desperdicios. Son los siguientes:
- Transporte. Hace referencia a movimientos de piezas, materiales, documentación o información (Ejemplos: Abuso de email, efecto ping-pong entre proveedores para una incidencia o petición…). La calidad de un producto es mejor cuanto menor es su transporte, ya que menos oportunidades existen de un posible retraso, incidente, daño, perdida…
- Inventario. No solo de productos acabados y semiacabados, sino también de documentos en espera de ser aprobados, exceso de licencias, etc. El inventario es un derroche que con frecuencia no se tiene presente en la mayoría de las compañías y que supone un incremento sustancial de los costes. Además, también genera cuellos de botella y esperas.
- Movimiento. Tiene que ver con el traslado físico de personas operando procesos causados por la distancia física (por ejemplo: búsqueda de información en directorio de carpetas o emails, movimiento de las personas por la oficina para realizar su trabajo…). Es muy común entre los empleados que no tienen en consideración la ineficiencia que supone realizar pequeños movimientos innecesarios en tareas que se repiten.
- Espera. Aquí hablamos de cualquier tiempo de retraso causado por la no disponibilidad de recursos, personas o información (ejemplos: cliente en espera de ser respondido, esperas por falta de coordinación interna, y muchos más). Suele venir provocada por una mala gestión y coordinación dentro de la compañía, generando cuellos de botella. La reducción de este defecto tiene un fuerte impacto en el desarrollo de cualquier proceso.
- Sobreproducción. Consiste en hacer más de lo que el cliente necesita (ejemplos: llevar a reuniones más documentos de los necesarios, enviar email con CC a más personas de las requeridas…). Generar o gastar más recursos de los que realmente son requeridos por el cliente es uno de los desperdicios que mayor impacto tiene, no solo por el propio malgasto de tales recursos, sino también porque influye en muchos de los otros deshechos, como en el inventario, transporte, espera, etc.
- Sobreprocesamiento. Nos referimos al uso ineficiente de los recursos (ejemplos: formularios con más datos de los necesarios, exceso de gestión y reuniones, redundancia de aprobaciones…). Otra forma de generar este desperdicio es mediante la compra de herramientas o sistemas que impliquen un excedente, que sean más complejos o costosos de lo necesario. Es decir, que suponga una inversión más de tiempo por una formación en conocer el funcionamiento de la máquina o más de dinero, al poder desarrollar la misma actividad con herramientas más baratas, entre otros elementos.
- Defectos. Estos son la mayor contribución a los otros 6 desperdicios (ejemplos: registro incorrecto de incidencias, errores en el código, deficiencias en el diseño del software…). Son todas aquellas tareas que supongan "retrabajo". Estos deben ser identificados cuanto antes puesto que alargan el Lead Time del proceso, considerablemente. La eliminación de estos es una manera óptima de incrementar la calidad, la satisfacción del cliente y reducir los tiempos y los costes del proceso.
Sin duda, Lean Six Sigma es una metodología fundamental para lograr procesos más eficientes en tu empresa. Si te has quedado con ganas de saber más no te pierdas la segunda parte que publicaremos próximamente. En ella hablaremos sobre el proceso de análisis DMAIC y mostraremos algunas de las herramientas más utilizadas en los proyectos de Lean Six Sigma.
Artículo coescrito por: Marcos Nathan-Gerges, Mercedes Canci, Álvaro Cívico, Eduardo Jordán y Darío Rubio.