Maximizar as oportunidades de digitalização, o principal desafio dos PMO espanhóis

Tendência consolidada para compreender a Gestão de Projetos como uma técnica estratégica para a transformação das organizações, para maximizar as oportunidades de digitalização paralelamente à operativa habitual, estabelecer rotinas de acompanhamento e reporting e aumento significativo do uso de metodologias híbridas e ágeis. Estas são as principais conclusões do ‘Relatório sobre o valor dos Gabinetes de Gestão de Projetos em Espanha 2019’, apresentado no passado dia 3 de outubro na Sala de Graus de laSalle (Universidade Ramón Llull) de Barcelona.

Com este estudo, elaborado pela Izertis e no qual colaboraram 80 empresas de 10 diferentes setores económicos, recolhemos também outros resultados. Por exemplo, que as competências do pessoal (não apenas as técnicas) são cada vez mais importantes para alcançar o sucesso. Aspetos como a empatia, a colaboração entre colegas e a adaptabilidade a todo tipo de situações são cada vez mais importantes para obter os resultados esperados.

As empresas consultadas apontaram para o alinhamento dos profissionais com os objetivos estratégicos da empresa, o apoio dos quadros superiores e a capacidade para aferir corretamente os resultados e os benefícios dos projetos.

Alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa, um fator chave de sucesso

O relatório destacou o alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa como o principal fator de valor de um PMO, uma vez que todo o projeto deve surgir como resultado de uma iniciativa estratégica de negócios, maximizando os benefícios tangíveis ou intangíveis do investimento e avaliando-os de forma adequada. O segundo fator de importância é de especial menção, pois refere-se ao talento dos recursos do PMO, especificamente as habilidades pessoais, como inteligência emocional, flexibilidade ou comunicação, competências necessárias para gerir pessoas e projetos de forma correta e eficiente.

Na área das competências dos Gabinetes de Gestão de Projetos, nota-se uma preocupação constante com a adaptação às novas tecnologias das empresas. 86% dos entrevistados consideram uma prioridade maximizar as oportunidades de digitalização.

Por outro lado, o relatório mostra uma clara pivotagem do nível de reporte dos PMO em Espanha. Embora em 2017 o CEO fosse a figura por excelência a quem se reportava (46% dos casos), em 2019 esta percentagem cai consideravelmente e é alcançado pela figura do CIO (39%) e por uma nova função, o Diretor de Transformação (6%). Estes resultados corroboram a importância da abordagem estratégica dos PMO para ajudar as organizações a atingir os seus objetivos corporativos.

O grande desejo: automatização de relatórios

Questionados sobre os desejos de automatização na perspetiva do futuro, as empresas participantes concentraram a sua atenção nos relatórios e no reporting. 77% das empresas assinalaram esta tarefa como prioritária, seguida do acompanhamento de orçamentos e gestão do planeamento. A otimização do portfolio, o processo de tomada de decisões e a gestão de recursos, embora minoritárias, também aparecem entre os objetivos de automatização dos PMO espanhóis.

Por último, incluímos no estudo uma seção para analisar a frequência da revisão dos objetivos e a possibilidade de conhecer o estado dos projetos e recursos em tempo real. Em primeiro lugar, 44% das empresas admitiram rever objetivos apenas uma vez por ano. Apenas 4% o fazem quando um projeto é concluído e 13% a cada semestre.

Em relação ao progresso de projetos e recursos em tempo real, 34% dizem conhecer como decorrem os seus projetos, mas o número cai para 19% quando se lhes pergunta pelos recursos.

Microsoft e ferramentas próprias dominam

No estudo recolhemos aspetos relacionados com a utilização de ferramentas de gestão de projetos. Neste caso, a Microsoft e ferramentas próprias apresentam-se como as mais utilizadas, seguidas por Jira (14%) e Daptiv (8%). 59% das empresas participantes usam uma solução destas marcas juntamente com outras feitas à medida (17%).

O planeamento e a gestão do portfolio e dos custos continuam a ser os principais usos destas ferramentas, que também ajudam na análise em tempo real, na priorização de tarefas e no controle da procura. Importa salientar que apenas 26% utilizam ferramentas de gestão do Portafolio (PPM).

No inquérito perguntámos igualmente sobre as metodologias usadas. Em apenas dois anos houve uma curiosa mudança de paradigma: a metodologia própria dominava em 2017, enquanto em 2019 coexiste com as baseadas em Waterfall, que subiram 4%. As metodologias híbridas surgem em força (38%) e as ágeis aumentam de 20% para 33%. O SAFe também entra em cena, embora com pouca representação (4%). Estes resultados mostram a transição cultural que as empresas estão a passar para se adaptarem a ambientes de trabalho mais dinâmicos e ágeis.

A jornada terminou com uma mesa redonda em que participaram José Ramón Rodríguez, professor da Direção de Sistemas da UOC e consultor do relatório; Àngels Listán, IT PMO & Finance Manager da Almirall; Dídac López, CIO da Universidade de Girona; e Juan José González, diretor da área de Business Consulting, Project & Service Management da Izertis, que discutiram sobre os principais fatores de sucesso, as competências e as metodologias dos PMOs espanhóis.