5 vantagens de aplicar processos de gestão de projetos e serviços
Neste ambiente empresarial complexo e exigente, é fundamental dispor de processos definidos que permitam gerir de forma eficiente os diferentes projetos e serviços, adaptando-se às diferentes necessidades que surgem em cada momento.
O nosso trabalho como consultores na Izertis é transmitir esta mensagem aos nossos clientes, assessorá-los sobre os diferentes processos e acompanhá-los na sua implementação.
Para isso, dispomos de diferentes recursos, como o ITIL, o Six Sigma para serviços de TI ou as metodologias Lean ou Agile para a gestão de projetos.
Neste artigo, vamos analisar cinco vantagens chave da aplicação de processos de gestão, ilustradas com um exemplo baseado na minha experiência profissional, em que implementámos um processo de gestão de projetos.
Otimização e simplificação dos processos
A primeira vantagem de criar um processo de gestão é que se definem ações que são realmente relevantes em cada etapa do procedimento, o que implica uma otimização e simplificação dos processos de trabalho.
Quando entrei para a minha função atual, numa equipa de Service Management e Gestão de Projetos que estava a implementar o ServiceNow, o cliente pediu-me para avaliar a equipa e identificar oportunidades de melhoria.
Para isso, o que se fez foi uniformizar projetos com características semelhantes, criando um processo de gestão que otimizasse as tarefas e os recursos utilizados.
Ao estabelecer processos de gestão de projetos e serviços são definidas as tarefas a realizar em cada uma das atividades e os recursos a utilizar, excluindo as ações menos relevantes. Desta forma, simplifica-se o processo de gestão e otimiza-se o fluxo de trabalho.
Aumento da eficência laboral
Ao colocar em prática um processo de gestão, é evidente desde o início que há uma melhoria notória na eficiência no momento em que se implementa o projeto, o que tem um impacto muito positivo na qualidade do serviço oferecido.
Melhoria da relação e colaboração com o cliente
Estabelecer um processo de gestão de projetos também tem um impacto significativo na relação e na colaboração com o cliente, uma vez que, ao partilhar o plano detalhado do projeto, as responsabilidades, as atividades a implementar e os prazos ficam claramente definidos.
Como parte da criação de um processo de gestão de projetos, decidimos estabelecer reuniões de acompanhamento para assegurar a sua correta execução.
Isto serviu para dar ao cliente visibilidade sobre o progresso do projeto e permite-lhe conhecer as suas responsabilidades no âmbito do projeto e as dependências entre as diferentes atividades e áreas de trabalho.
Ao estabelecer um processo de gestão de projetos, consegue-se uma melhor relação e colaboração com os clientes. Isto porque é partilhado um plano detalhado do projeto que define responsabilidades, atividades e prazos, permitindo uma melhor comunicação e compreensão entre ambas as partes.
Transparência na evolução das atividades e facilidade de controlo e acompanhamento
A utilização de ferramentas e técnicas para monitorizar e controlar a evolução dos projetos facilita a identificação de desvios e a tomada de medidas corretivas atempadamente. Neste caso, o Jira foi implementado como uma ferramenta de gestão de projetos.
Maior facilidade em identificar áreas de melhoria nos processos e no serviço
A implementação de processos de gestão de projetos e serviços também permite identificar áreas de melhoria que precisam de ser trabalhadas. Ao dispor de processos estandardizados e de uma visão clara das fases e atividades do projeto, é mais fácil identificar se certas áreas precisam de ser otimizadas, modificadas ou mesmo eliminadas.
Os processos de gestão definidos permitem a implementação de melhorias contínuas, o que, por sua vez, contribui para a inovação e o crescimento da organização.
Conclusão
A aplicação de processos normalizados de gestão de projetos e serviços oferece uma série de vantagens. Desde a otimização e simplificação dos processos de trabalho até ao aumento da eficiência do trabalho e à melhoria da qualidade do serviço, estes processos proporcionam um enquadramento que tem um impacto direto na concretização dos objetivos estabelecidos. Além disso, permite identificar áreas de melhoria, oferece transparência no progresso das atividades e facilita o controlo e a monitorização do projeto, todos eles, elementos-chave para o sucesso a longo prazo.
Por este motivo, na Izertis apostamos na implementação de processos de gestão de projetos e serviços, pois acreditamos que é essencial para se manter competitivo num setor que se encontra em constante evolução.