As dificuldades de justificar o valor que o Service Management oferece

Atualmente, o Service Management tornou-se uma componente crucial para o sucesso sustentável de qualquer organização. No entanto, apesar da sua importância, deparamo-nos frequentemente com dificuldades quando tentamos justificar o valor da implementação de uma abordagem de Service Management na sua atividade diária.

As maiores dificuldades com que nos deparámos pessoalmente são:

Resistência à mudança

Um dos principais obstáculos à adoção do Service Management é a resistência à mudança. Muitas vezes, as organizações mantiveram a sua forma de trabalhar ao longo do tempo e até têm a sua própria forma de trabalhar em cada equipa, mesmo quando têm aplicações que interagem entre si, e estão relutantes em implementar novas abordagens. Convencê-las da necessidade de mudança pode ser um desafio, uma vez que pode exigir alterar processos e estruturas de trabalho existentes.

Para ultrapassar esta resistência, é crucial apresentar casos em que possamos demonstrar como a implementação de Service Management pode melhorar a eficiência operacional, a satisfação do cliente e reduzir os custos a longo prazo. Ao mesmo tempo, é importante evitar a implementação de processos sem considerar se são realmente necessários e se ajudarão a atingir o objetivo que pretendemos alcançar com a implementação desses processos.

É crucial apresentar histórias de sucesso da implementação da Gestão de Serviços

Falta de compreensão do valor acrescentado

Nas empresas que estão no setor há muito tempo, pode haver uma falta de compreensão de como a gestão de serviços pode acrescentar valor à organização. Muitas vezes, os líderes concentram-se em objetivos a curto prazo e podem não apreciar como o enfoque na qualidade do serviço pode ter um impacto significativo na perceção da marca e na retenção de clientes.

É essencial educar os gestores e executivos sobre os benefícios do Service Management. Um dos exemplos mais claros que ajuda a reforçar este ponto é a importância de dois dos fatores mais importantes fornecidos pelo Service Management: a gestão de incidências e a gestão de mudanças. A coordenação das equipas de resolução quando existe uma incidência com impacto na produção ou quando uma alteração numa aplicação, por mais pequena que seja, pode afetar indiretamente outras aplicações que interagem com ela, é um exemplo claro onde o valor acrescentado do Service Management pode ser demonstrado, pois pode ser a diferença entre ter de parar os seus serviços ou não.

Cultura organizacional rígida

Algumas grandes empresas têm culturas organizacionais rígidas e hierárquicas, o que pode dificultar a adoção de práticas de Service Management que privilegiem a colaboração e a flexibilidade na tomada de decisões. Os procedimentos estabelecidos e a burocracia podem dificultar a implementação de mudanças significativas.

Fomentar uma cultura que promova a inovação, a colaboração e a agilidade é essencial para facilitar a adoção de Service Management. Envolver os colaboradores no processo de mudança e incentivar uma comunicação aberta e transparente pode ajudar a ultrapassar esta barreira.

É essencial fomentar uma cultura que promova a inovação, a colaboração e a agilidade

Falta de recursos e de tempo

A implementação bem-sucedida do Service Management exige um investimento em recursos, tempo e conhecimentos especializados. Como tal, pode ser difícil atribuir estes recursos devido ao ponto acima referido: uma falta de reconhecimento do valor a longo prazo e um enfoque na rentabilidade a curto prazo.

É essencial apresentar um plano de implementação pormenorizado que identifique os recursos necessários e os benefícios esperados a longo prazo. Alinhar a estratégia de Service Management com os objetivos empresariais globais e demonstrar como pode melhorar a eficiência e reduzir os custos pode ajudar a justificar a atribuição de recursos e fazer pender a balança a seu favor.

Falta de métricas e dados

Nalgumas organizações, pode não existir uma recolha de dados adequada para medir e avaliar a eficácia dos serviços. Sem métricas claras, é difícil justificar o valor da gestão de serviços e demonstrar o seu impacto no desempenho global da empresa, especialmente quando se trabalha com outros prestadores de serviços.

A implementação de sistemas de monitorização e métricas adequados (SLA Management) é essencial para avaliar o sucesso da gestão de serviços. Definir Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) e utilizar dados para demonstrar melhorias na eficiência, satisfação do cliente e redução do tempo de inatividade é outro ponto-chave que reforça a necessidade de uma equipa de Service Management forte.

Service Management, como um desafio

Em suma, justificar o valor do Service Management pode ser um desafio, mas não é impossível. Ao apresentarem argumentos sólidos, demonstrarem histórias de sucesso e promoverem uma cultura aberta à mudança, as organizações podem ultrapassar estas dificuldades e tirar partido das vantagens de uma gestão de serviços eficaz para o sucesso empresarial a longo prazo.

Na Izertis, encarregamo-nos de definir e implementar Gabinetes de Gestão de Serviços que garantam uma produção e entrega eficiente e optimizada dos seus serviços.