Como assegurar o sucesso de um plano de transformação digital

Nesta época em que vivemos, marcada pela pandemia e suas consequências, num novo paradigma cunhado por Jamais Cascio (num artigo publicado em 2020) como BANI (Brittle, Anxious, Non-linear, Incomprehensible), onde a instabilidade deu lugar ao caos, com resultados por vezes imprevisíveis e situações incompreensíveis, as organizações são forçadas a um processo contínuo de adaptação a novas condições e regras.

Neste contexto, como se pode acelerar a mudança numa organização para criar vantagens competitivas adaptadas ao ambiente atual e sustentáveis no futuro? Desenvolvendo um processo de transformação digital que redefina o modelo de negócio, com foco nas pessoas e clientes, e confiando na tecnologia.

O plano de transformação digital

Cada vez mais organizações contam com um plano de transformação digital orientado para uma mudança estrutural, organizacional e de negócio que defina o caminho a seguir e permita a sua evolução, apoiando-se nas vantagens oferecidas pela tecnologia para que possam continuar a crescer neste novo ambiente. É um exercício que estabelece:

• Qual a situação de partida atual.
• Para onde se quer ir.
• Que fatores, regras e condições definem e, mais importante, definirão o ambiente em que se opera.
• Quem irá liderar, orientar e monitorizar o caminho a seguir.
• Como será posto em prática.
• Que alavancas internas precisam de ser reforçadas e que alavancas externas podem ser apoiadas.
• Que boas práticas são inspiradoras e podem ser adaptadas.

Sem um plano de transformação digital, corre-se o risco de empreender iniciativas parciais que não respondam às necessidades globais da organização.

Que fatores determinam o sucesso do plano de transformação digital?

Há vários elementos a ter em conta:

• Definir um plano realista, orientado para resultados e com um claro foco no benefício real, com iniciativas de natureza integradora, não isoladas, e planeadas ao longo do tempo de acordo com as prioridades do negócio.
• A implementação do plano requer um processo adaptativo, flexível, iterativo e escalável, uma vez que se trata de um processo a longo prazo. Iniciar o processo com um projeto que permita a sua implementação e resultados a curto prazo numa área ou atividade a escalar para o resto da organização. Desta forma, o trabalho será feito de forma ágil e flexível, e os primeiros resultados serão observados rapidamente.
• Identificar quem irá liderar o processo de transformação digital. Definir um modelo de governação com funções horizontais e verticais para assegurar que as "pessoas certas fazem as coisas certas"; só então os recursos podem ser utilizados de forma responsável e se pode criar valor para a organização.
• Avaliar de forma sistemática e contínua, monitorizando o progresso do plano através do seguimento de objetivos e indicadores definidos, a fim de detetar correções e assegurar o sucesso da implementação do plano.
• Adaptar a cultura da organização ao novo contexto, com novas formas de execução e ferramentas como Lean e Agile, assegurando que a mudança atinge todos os níveis e que estes desempenham um papel ativo. É importante definir mecanismos que integrem processos, pessoas e sistemas. Um plano de transformação digital não é apenas a implementação de soluções tecnológicas.
• Motivar de forma contínua, especialmente naqueles períodos de transição e incerteza, encorajando a participação dos colaboradores e escutando as suas contribuições, ideias e receios. Reforçar as suas competências, tanto soft skills como digitais, para que estejam preparados e se sintam confiantes para a mudança. E comunicar o quê e o porquê do processo, o seu estado e os resultados que estão a ser obtidos.
• Pensar sempre no cliente, e assegurar-se de que o processo de transformação tenha o foco em proporcionar valor acrescentado (aumentar a velocidade de resposta, produto mais competitivo, oferecer novos serviços, alcançar mais clientes, etc.).
• Apoiar-se em parceiros com experiência no desenho e acompanhamento do plano de transformação digital a partir de uma abordagem estratégica, com metodologia e ferramentas baseadas no conhecimento tanto do negócio como das tecnologias associadas à atividade, capacitando a equipa responsável por liderar a mudança e desempenhando um papel facilitador.
• Instituir monitorização para estar a par da evolução das tecnologias, conhecer boas práticas e casos de sucesso, saber o que a concorrência está a fazer, novos comportamentos do cliente, mudanças no ambiente, etc., num processo sistemático que permite obter informações e conhecimentos para fazer evoluir o plano de transformação digital e adaptá-lo a novos contextos.

Conclusão

As mudanças estão a suceder, e a um ritmo cada vez mais acelerado, obrigando as organizações a serem capazes de se adaptarem de uma forma ágil e flexível. As tecnologias desempenham um papel fundamental como ferramenta facilitadora dessa adaptação, bem como  impulsionadora para o desenvolvimento de novas oportunidades de negócio.

A implementação de um plano de transformação digital define a rota para a evolução futura de uma organização nos novos e desafiantes ambientes que se avizinham.