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Gestión de documentos y contenidos empresariales

Gestión de contenidos empresariales

Soluciones para compañías que necesitan un sistema que garantice el acceso a sus documentos e información desde cualquier lugar, con la opción de implementar procesos propios para la gestión de los documentos.

Gestión de documentos
Escaneado y captura de documentos
Colaboración empresarial
Process Services (Workflows)
Gobierno de la información
Inteligencia y análisis

Gestión documental

  • Gestión de documentos.
  • Gestión de contenido web (incluyendo aplicaciones web y virtualización de sesiones).
  • Publicación integrada.
  • Acceso al repositorio vía CIFS/SMB, FTP y WebDAV.
  • Flujo de trabajo basado en BPM Activiti.
  • Búsquedas implementadas con el motor SQLR.
  • Servidores descentralizados.
  • Soporte de varios idiomas.
  • Empaquetamiento de aplicación portable.
  • Soporte multiplataforma.
  • Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet.

Gestión de facturas

Gestión el proceso completo, desde la recepción de la factura por cualquier vía (email, papel, fax, EDI, …) hasta el almacenamiento final de la misma pasando por los correspondientes flujos de aprobación.

Digitalización certificada
Reconocimiento automático de imágenes
Firma de documentos desde el gestor documental

Beneficios

  • Disminuye los costes asociados a la gestión de facturas en papel.
  • Evita la duplicidad tanto en el pago, almacenamiento y registro de facturas. Un paso previo al envío de la factura al ERP para realizar su pago, se chequean determinados parámetros de la factura para comprobar que no haya sido pagada en el pasado y que no pertenezca a ningún flujo actual.
  • Mejora los tiempos de procesamiento de cada factura. Gracias al empleo de los flujos de trabajo y la automatización de las tareas se consigue acelerar el tiempo de proceso de cada factura y lo que es mas importante, detectar los cuellos de botella en el momento en el que se producen.
  • Obtiene informes de productividad, velocidad en pagos y otras medidas. Conocer las métricas de cualquier proceso es vital, en este caso, nos permitirá pagar las facturas con mayor rapidez pudiendo negociar con el proveedor descuentos por pronto pago.
  • Permite a los proveedores acceder al estado de sus facturas (selfservice). La creación del portal para los proveedores permite conocer el estado de las facturas que ha emitido, así como consultar un histórico de todas sus facturas, evitando llamadas y consultas al departamento contable.

Gestión de tickets

  • Posibilita que los empleados, mediante sus dispositivos móviles, digitalizan todos sus tickets de gastos incluyendo información sobre el tipo de gasto que automáticamente se convierten en Pdfs.
  • Se genera una Nota de Gasto que gracias a la elaboración de un mapa documental específico para cada organización, es decir, una estructura de carpetas automáticas; los gastos se incluyen en el sistema adecuadamente.
  • El documento es enviado a la pasarela de firma hasta ser aprobado y archivado adecuadamente.

Beneficios

  • Reducción de gastos debido a la eliminación de procesos de impresión, mensajería y almacenamiento.
  • Mayor control sobre la documentación recibida y archivada automáticamente.
  • Seguridad que proporciona el sistema de firma y verificación de toda la documentación recibida.
  • Evita duplicidades de gastos y reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
  • Se produce una simplificación de los procedimientos administrativos, dedicando los recursos a tareas más productivas.

Gestión de Recursos Humanos

Gestión de expedientes de personal que va desde la digitalización y extracción de los datos más importantes de los expedientes hasta el almacenamiento, garantizando en todo momento el cumplimiento de la LOPD y GDPR.

Beneficios

  • Ahorro de tiempos de hasta un 50% a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento.
  • Mejora la productividad.
  • Seguridad: Garantía en el cumplimiento de la LOPD y GDRP debido a contener información de carácter personal y confidencial.
  • Reducción del riesgo de pérdida de documentación.
  • Control sobre el acceso a los documentos, en qué momento, y qué actividades se puede efectuar sobre las mismas.
  • Reducción de redundancias como duplicidad de documentos.
  • Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado.

Gestión de conocimiento

Basada en estándares Open Source ayuda a gestionar el conocimiento de la empresa de manera eficaz.

Beneficios

  • Reduce las llamadas al departamento de Soporte. La solución facilita que los usuarios se conecten a la web para consultar sus dudas y obtengan resultados óptimos sin necesidad de llamar al departamento de soporte.
  • Interface sencilla e integrable en su propia intranet o web corporativa. Los artículos, howtos o preguntas/respuestas almacenados en el gestor documental están accesibles a través una intuitiva interfaz de usuario que se puede incrustar en la web corporativa a través de tecnología flash/flex o adaptándola con sencillas plantillas.
  • Integración con el sistema de Tickets. Al tratarse de un módulo de Hyland | Alfresco es muy sencillo integrar este sistema con su actual sistema de Tickets de modo que alimente la base de datos de conocimiento el propio departamento técnico.
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Proccess Services - BPM

Hyland | Alfresco Process Services (con tecnología Activiti) es una solución de gestión de procesos empresariales (BPM) orientada a gente de negocios y desarrolladores. En su núcleo se encuentra un motor de procesos empresariales de código abierto y alto rendimiento basado en Activiti con flexibilidad y escalabilidad para manejar una amplia variedad de procesos críticos. Hyland | Alfresco Process Services ofrece un potente conjunto de herramientas para usuarios finales y se integra en una amplia variedad de sistemas empresariales, incluidos Hyland | Alfresco Content Services, Box y Google Drive.

Facilidad de desarrollo e implementación
Potente gestión de tareas y casos
Abiertos y fáciles de integrar
Solución para el cumplimiento de procesos
Escala y solidez de grado empresarial

Gestión de tareas y casos

  • Los usuarios pueden acceder a toda la información, tareas y documentos para realizar, con rapidez y eficiencia, los procesos empresariales clave.
  • Colaboración con usuarios que trabajen en equipo para realizar tareas. Los usuarios pueden asignar tareas y subtareas a distintas personas, lo que les permite ocuparse de tareas no rutinarias.
  • Los buzones de entrada de las tareas de grupo e individuales permiten a las organizaciones modelar los procesos para respaldar una amplia variedad de situaciones empresariales.

Cumplimiento normativo

  • La estrecha integración con Hyland | Alfresco Content Services permite a los procesos asegurar el cumplimiento y registrar la actividad. Por ejemplo, declarar automáticamente los documentos abiertos de cuentas como documentos de archivo como parte del proceso de incorporación de clientes.
  • La creación y declaración de documentos automatizada, con la habilidad para guardar el historial de procesos, permite a las organizaciones automatizar muchas de las actividades asociadas al cumplimiento de normativas que tanto tiempo llevan.
  • La amplia integración con aplicaciones de otras líneas de negocio y sistemas para compartir contenido (por ejemplo, Box y Google Drive) permite a Hyland | Alfresco Process Services capturar contenido ocasional y colocarlo bajo el control de cumplimiento.

Integración de procesos y contenido

  • Los potentes modelos de metadatos y reglas pueden usarse para iniciar y mover contenido automáticamente en los flujos de procesos.
  • La perfecta integración con aplicaciones líderes de líneas de negocio y productividad ponen en contexto el contenido para mejorar la productividad de los empleados.
  • El acceso móvil y a través de la web garantizan la continuidad de los procesos incluso más allá de los límites de la empresa.

Automatización inteligente

  • Las tablas de decisión automatizan los procesos basados en reglas de negocio fáciles de configurar y eliminan los pasos manuales repetitivos.
  • Los análisis de procesos, informes y diagramas de flujo ofrecen la información necesaria para aumentar la eficiencia y rendimiento de los procesos.
  • Los documentos con resúmenes de procesos generados automáticamente ofrecen una traza de auditoría clara y refuerzan el cumplimiento de los procesos.
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Gestión del gobierno de la información

Los procesos de gobierno de la información permiten gestionar el uso, protección, almacenamiento y eliminación de la información empresarial. Un gobierno de la información efectivo es la única forma de cumplir los estrictos requisitos de las normativas actuales y, además, ofrece protección frente a posibles pérdidas de datos, reduce los riesgos de seguridad y evita la sobrecarga de datos, lo que supone un ahorro de costes y tiempo.

Records Management
Gestión del ciclo de vida de la información
Seguridad y acceso controlado
Cumplimento regulatorio
Descubrimiento electrónico y retenciones legales
Federación y gestión de contenido in situ

¿En qué se diferencia el gobierno de la información de la gestión de la información?

La gestión de la información se centra en el cómo gestionar la información y, por lo general, es responsabilidad del departamento de TI. El gobierno de la información se centra en el por qué de la información (políticas).

¿Por qué es importante el gobierno de la información?

Con los procesos de gobierno de la información se busca conseguir el control de la información empresarial, no solo del contenido digital no estructurado, sino también de los datos estructurados y los documentos en papel. El gobierno de la información abarca las políticas, los procedimientos y las tecnologías que determinan cómo se gestiona, protege, usa, retiene y elimina la información en una organización.

¿Por qué es necesario el gobierno de la información?

Contar con un programa de gobierno de la información sólido ayudará a una organización a cumplir las leyes y regulaciones pertinentes, salvaguardar sus datos y reputación, y responder eficazmente a las posibles solicitudes de descubrimiento electrónico o de acceso a la información. También evita la sobrecarga de datos al conservar solo el contenido de más valor.

¿En qué se diferencia el gobierno de la información de la gestión de la documentos de archivo?

Si bien la gestión de documentos de archivo es un aspecto del gobierno de la información, un programa de gobierno de la información abarca cuestiones más amplias como la seguridad de los datos, la gestión del ciclo de vida de la información y el descubrimiento electrónico.

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