Teletrabajo: ¿cómo abordar una implantación exitosa?

Tras los últimos acontecimientos referentes a la llegada del coronavirus COVID-19 a España, muchas son las empresas que han decidido activar sus sistemas de teletrabajo para garantizar la seguridad de sus empleados, así como la conciliación familiar para atender a aquellos que lo necesiten ante el cierre de, prácticamente, la totalidad de los servicios públicos y privados a nivel nacional.

Un correcto sistema de teletrabajo requiere del análisis de varios puntos clave para garantizar un entorno seguro, productivo y cómodo para el empleado. Los principales retos que nos vamos a encontrar para conseguir la solución de teletrabajo adecuada son los siguientes:

Usuario, puesto de trabajo e infraestructura

El usuario: El empleado no solo es la persona que trabaja en un determinado departamento de la empresa, sino el conjunto del puesto de trabajo que le acompaña. Esto incluye el dispositivo de conexión, su ubicación en la que desempeña sus tareas y la red que use para conectarse hasta el entorno de teletrabajo.

Para cada uno de estos apartados debemos tener las siguientes consideraciones a la hora de realizar un análisis correcto del usuario con el fin de proporcionarle el acceso que mejor se adecue a sus condiciones.

• ¿Qué dispositivo de conexión usa? Ordenador de sobremesa, portátil, Tablet, teléfono móvil. El mejor entorno de teletrabajo es aquel que proporciona acceso a su plataforma sea cual sea el dispositivo de origen. Este dispositivo de origen en multitud de escenarios conlleva una serie de periféricos que no debemos obviar y que han de ser incluidos en la solución tecnología porque son parte del usuario y de su productividad. Además, desde Izertis recomendamos aquellas soluciones en las que podemos gestionar de manera remota los dispositivos corporativos desplazados por las necesidades actuales. Con esta gestión podremos tener controlados por políticas los recursos de los que disponen los empleados, asignarles configuraciones específicas de manera remota, así como “securizarlos” para garantizar la seguridad corporativa.
• ¿Dónde está trabajando? La importancia de un entorno de teletrabajo que sea capaz de independizarse de la ubicación del empleado es clave, ya que en el cien por cien de las empresas existen empleados de diferentes áreas cuyas necesidades varían. Incluso multitud de ellos serán cambiantes, por lo que un mismo empleado podrá estar realizando su trabajo desde casa, salir a visitas comerciales o acudir a resolver incidencias técnicas a lo largo del territorio nacional. Esta última casuística, además, implicará un cambio de dispositivo de conexión a lo largo de la jornada de trabajo, opción que se debe contemplar y permitir
• ¿Método de conexión? Al igual que es importante conocer las necesidades de nuestros empleados en cuanto al dispositivo y ubicación desde la cual realizarán el teletrabajo, igual de importante es tener en cuenta la calidad de la conexión y los anchos de banda de los que disponemos en origen (el usuario) así como en destino (ubicación de los sistemas de teletrabajo). Una correcta plataforma de conexión nos deberá permitir aplicar políticas de calidad de conexión al puesto de trabajo, sea cual sea su ancho de banda, latencias y tipo de red; soportando conexiones WAN, 3G o satélite.

Citrix facilita los entornos multidispositivo.

Puesto de trabajo: En Izertis, debido a nuestra larga experiencia en proyectos de teletrabajo, podemos asegurar que el mejor entorno de teletrabajo es aquel que nos permite realizar nuestras tareas en cualquier lugar, con cualquier dispositivo y en cualquier momento. Incluyendo tanto periodos excepcionales como en el que nos encontramos como en nuestro día a día.

Es por todo esto que desde Izertis recomendamos una solución de gestión del puesto de trabajo virtual donde con un único producto podamos seleccionar qué recursos ofrecemos al usuario. Las principales soluciones del mercado nos permitirán ofrecer a nuestros empleados:

• Un escritorio virtual que podrán usar desde cualquier lugar y que mantendrán como puesto de trabajo habitual al finalizar esta crisis que vivimos. Este escritorio podrá ser único por cada empleado basado en arquitectura de sistemas operativos tipo escritorio Windows / Linux. Podrán ser escritorios compartidos de tal manera que la densidad de usuarios por cada máquina virtual podrá ser mayor y proporcionar un ahorro de costes a la empresa, basándose en sistemas operativos con arquitectura de servidor tipo Windows Server.
• Exclusivamente las aplicaciones corporativas necesarias para desempeñar sus tareas sin necesidad de pasar por un escritorio de trabajo completo, consiguiendo así una mayor densidad de usuarios por máquina virtual, con el ahorro de costes que conlleva. En suma, este tipo de soluciones tienen un menor consumo de ancho de banda que para determinados puestos de trabajo, con movilidad y conexión desde teléfonos móviles, consiguen un mejor resultado de productividad.
• Multitud de usuarios no necesitan conocer que aplicaciones requieren o tienen necesidad de trabajar con un escritorio de trabajo, por lo que podemos ofrecerle directamente los ficheros que necesitan abrir para ejecutar su trabajo diario. Publicando los contenidos los usuarios pueden llevar a cabo sus tareas con una cantidad de recursos mínima.

Sea cual sea la modalidad del puesto de trabajo virtual que decidimos entregar a nuestros empleados, está claro que la tecnología elegida debe ser capaz de integrar las últimas soluciones en cuanto a movilidad empresarial y colaborativa se refiere. Izertis es especialista en la integración en sus proyectos de teletrabajo de soluciones de comunicaciones unificadas, sistemas de telefonía IP / softphones, integración de Microsoft 365, Skype, Teams, Rainbow, One Drive, etc.

Diagrama de un entorno de teletrabajo basado en tecnologías Citrix. 

Infraestructura IT: Una vez aclarado todos los puntos clave a dimensionar y tener en cuenta referentes al empleado que realizará el teletrabajo, tenemos que preocuparnos de los elementos que implican al área de IT de cualquier organización que se plantee un proyecto de teletrabajo. Las principales consideraciones que debemos considerar para garantizar una correcta ejecución de nuestro entorno de teletrabajo son:

• Ubicación de la solución: El principal problema que se presenta desde el área de IT es poder disponer de una ubicación física donde dispongamos de capacidades de cómputo y almacenamiento suficientes para albergar la solución elegida. En algunos casos de corporaciones grandes nos encontraremos que en sus propios CPDs podremos dimensionar con garantías estas soluciones pero en multitud de escenarios nos vemos obligados a optar por la implementación del entorno en un escenario de nube pública (Microsft Azure, Amazon Web Services, Google Cloud, etc.) o entornos híbridos donde la información más critica se alberga en el CPD corporativo y desborda en nubes públicas aquel computo menos exigente o sensible.
• Seguridad: En los tiempos que corren donde cualquier agujero de seguridad es usado por los hackers para intentar penetrar en las organizaciones debemos estar especialmente sensibilizados con las medidas de seguridad que implementamos en nuestros entornos de teletrabajo. No podemos obviar la seguridad por mucha prisa que tengamos en aplicar nuestro entorno de teletrabajo. Todas las tecnologías usadas en Izertis siguen las recomendaciones publicadas recientemente por el CCNCERT (Centro criptológico nacional) que se pueden consultar aquí.

Además, para proporcionar robustez a la solución estándar de teletrabajo en cuanto a medidas de seguridad se refiere, podemos complementar nuestro entorno con soluciones de doble factor de autenticación en el acceso. Monitorización de la sesión de trabajo punto a punto. Análisis del puesto del usuario previo a la conexión al entorno de trabajo, etc.

Gestión de la solución: por último y no menos importante, es necesario que toda la solución implantada quede gestionada por un equipo cualificado. Con soporte reactivo y proactivo del entorno, basado en técnicos con la cualificación necesaria para poder atender soluciones de cualquier nivel y que sepan trabajar junto con el fabricante para solucionar aquellas incidencias de mayor criticidad y que puedan hacer que la productividad de la empresa se vea afectada.

Citrix facilita la integración entre diferentes clouds.

Queda claro por tanto que para abordar con éxito un proyecto de implantación de teletrabajo, independientemente de la tecnología, debemos asegurarnos de que nuestros empleados:

• Pueden trabajar desde cualquiera de sus dispositivos; empresariales o personales, desde cualquier ubicación; el hogar, con movilidad en un traslado u hospital, o realizando su trabajo a pie de calle, etc. y de manera segura y confiable sea cual sea su conexión a internet.
• El contenido que se les entregue a los usuarios debe fomentar la productividad, permitir la interrupción del trabajo o el cambio de ubicación o dispositivo de manera natural. Además de contar con todas las herramientas colaborativas existentes en la empresa.
• El área de IT debe ser consciente que estos proyectos tienen una serie de requisitos de computo, almacenamiento y seguridad que deben priorizar para permitir un escalado garantizado, así como poder absorber posibles incidencias de manera transparente para los usuarios finales.

En Izertis tenemos una larga experiencia en el diseño, ejecución y gestión de este tipo de entorno, y contamos con las mayores certificaciones del sector, así como multitud de referencias en el sector de Banca, Seguros, Industria, Retail, Sanidad, Telecomunicaciones y Servicios.

Esta experiencia nos lleva a confiar en Citrix como herramienta clave en nuestras Soluciones de Continuidad del Negocio.