Lean Six Sigma, una metodología aplicada a procesos reales

Hemos querido construir una serie completa de artículos sobre Lean Six Sigma. En anteriores publicaciones ya mencionamos el origen de esta metodología de trabajo y las herramientas más conocidas que existían en la materia para corregir problemas, prevenirlos, e incluso implementar mejoras. En este tercer post queremos detallar sus principios fundamentales a la vez que mostramos su aplicación a procesos reales. Nos vamos a adentrar más en el aspecto práctico de la metodología, para contar los pasos que se siguen a la hora de aplicarla a un caso real, así como algunas de las herramientas que consideramos más relevantes para ello.

DMAIC

DMAIC es la metodología principal de Six Sigma, diseñada para mejorar procesos y eliminar defectos. Esta metodología, sistemática y rigurosa, se divide en cinco fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. En la fase de Definir, se identifican los problemas y objetivos del proyecto. En Medir, se recopilan datos relevantes para entender el proceso actual. Durante Analizar, se examinan los datos para identificar las causas raíz de los problemas. En Mejorar, se desarrollan e implementan soluciones para corregir los problemas. Finalmente, en Controlar, se monitorean los resultados para asegurar que las mejoras se mantengan a largo plazo. DMAIC se puede aplicar a cualquier proceso con el fin de alcanzar los objetivos de Six Sigma.

Las 5 fases de DMAIC:

1. Definir el problema y el objetivo del proyecto.
2. Medir la línea base del proceso (validar las métricas e identificar todas las variables que influyen en los procesos).
3. Analizar y validar las causas identificando factores críticos.
4. Mejorar (improve): implementar soluciones.
5. Controlar: mantener las soluciones en el tiempo. Pasamos a detallar cada una de ellas.

1. Definición

Quizás la fase más importante de cualquier proyecto Lean Six Sigma, la definición establece cuál es la situación actual y marca claramente los objetivos que se quieren conseguir.

Para que la definición sea útil y pragmática, se deben establecer unas métricas que sirvan para cuantificar el estado presente de los procesos. Estas métricas son necesarias para poder hacer un seguimiento de la evolución de la mejora del proceso y el grado de avance hacia los objetivos fijados. Esos objetivos deben tener asociado un valor para cada una de las métricas, de tal forma que el equipo de trabajo disponga de una referencia con la que comparar el estado de los procesos en todo momento.

Una vez que se tienen claros la situación actual, el problema que genera dicha situación y los objetivos que se quieren conseguir, se debe definir el proyecto como tal. La definición del proyecto incluye, entre otros, alcance, cronograma, presupuesto, equipo de trabajo y stakeholders.

2. Medición

La fase de medición permite conocer de forma más detallada los procesos incluidos en el alcance del proyecto. La medición nos proporciona información sobre el rendimiento del proceso, sus entradas y salidas y las expectativas del cliente.

Aquí queremos refinar la comprensión del proceso y determinar la estabilidad y capacidad del proceso. La capacidad se refiere al grado de aptitud que tiene un proceso para cumplir con las especificaciones técnicas. La estabilidad de un proceso es la consistencia respecto a una dimensión clave o la variación de esa dimensión. Si el proceso se comporta de forma consistente, entonces decimos que el proceso está bajo control. Para hacer todo esto, es importante contar con un sistema de medición fiable. Para ello, esta fase incluye una actividad de evaluación del sistema de medición.

Uno de los entregables más importantes que se genera en esta fase es el value stream map, que representa el flujo que sigue la cadena de valor desde que el cliente hace un pedido hasta que se le entrega el producto o servicio final.

3. Análisis

La fase de análisis permite investigar sobre las relaciones entre el rendimiento de los procesos y las entradas del proceso gracias a los datos recogidos en la fase de medición. Aquí es donde se establecen las hipótesis de mejora y se crea el plan de mejora basados en la lista de factores con sus respectivos impactos.

Esta es la fase más intensiva en cuanto a cálculos estadísticos y la que permite identificar y confirmar las correlaciones entre las variables que se consideran en las distintas hipótesis.

4. Mejora (Improve)

La mejora verifica el trabajo realizado en la fase de análisis a través de las propuestas de acción y la realización de estas propuestas. Se diseña, se prueba y se implementa la solución propuesta.

Con la solución implementada se hace un nuevo análisis de stakeholders, un business case y una evaluación de riesgos, así como un cálculo de la nueva capacidad y sigma de los procesos del proyecto.

En esta fase se actualiza el value stream map para que refleje el estado futuro del proceso y sus elementos relacionados.

5. Control

Esta fase es clave para el mantenimiento del trabajo realizado en todas las fases anteriores. Se encarga de establecer controles lo más automatizados posible para que la mejora del proceso perdure en el tiempo. El sistema de control también debe tener en cuenta un plan de mitigación y una estructura de reporting específica para gestionar los riesgos y reaccionar de forma eficiente ante un incidente en un proceso.

Lean Six Sigma: Una metodología aplicada a procesos reales

Al aprender un tema nuevo e incorporarlo a nuestro día a día, nuestra perspectiva cambia. El pasado mayo, un equipo de consultores especializados de izertis nos hemos certificado como Lean Six Sigma Yellow Belt, y como ya habrán podido leer en los artículos anteriores (véase Articulos 1 & 2), esta metodología basada en dos principios “Lean” y “Six Sigma” busca la optimización y mejora de procesos.

¿Dónde ver Procesos Lean?

Pero, ahora se preguntarán ¿Realmente es posible identificar procesos Lean a simple vista? La respuesta es: ¡Sí! Cuando nos familiarizamos con la metodología y lo que esta significa podemos encontrarla en nuestra vida cotidiana. Comenzarás a identificar estos procesos cuando menos te lo esperas y, sobre todo, verás sus beneficios: desde la sala de espera de un hospital, la atención que recibes en un restaurante, la producción de tu empresa, la seguridad de un aeropuerto, etc. ¡Veamos un ejemplo!

Procesos y Arquitectura:

Cuando estaba de viaje por la Ribera del Duero, conocí Bodegas Portia cuyo flamante edificio está pensado con una mentalidad Lean de disminución de desperdicios tanto en tiempos como también en maquinaria. Esta Bodega, construida en 2010 por el arquitecto británico Norman Foster, está considerada como pionera en la industria ya que desde su construcción han tenido en cuenta en el diseño del edificio:

• La gravedad como recurso. El edificio, cuenta con rampas que ascienden al techo para permitir el acceso de camiones que, en época de vendimia, descargan las uvas directamente para la producción; eliminando así un proceso de descarga costoso tanto en tiempo como en recursos.
• El control de temperatura: La temperatura en la fabricación del vino es una parte fundamental; en el diseño y construcción de esta bodega se construyó una de las alas levemente enterrada bajo una loma, para así mejorar las condiciones de humedad y temperatura disminuyendo la necesidad de controles
• Espacios amplios que facilitan la comunicación entre las tres alas en las que se distribuyen las tres etapas de la elaboración del vino.
• Transparencia: el botellero, donde se realiza la última etapa de la elaboración, también es particular. Sus grandes paneles verticales permiten ver todas las botellas, facilitando así la identificación de fallos a simple vista.

Conclusión

Desde izertis, queremos transmitir que esta metodología puede aplicarse en cualquier industria y cualquier proceso. Si bien hemos visto el caso de Bodegas Portia donde la arquitectura y el diseño acompaña a los procesos, no es necesario comenzar desde 0. Queremos acompañarte con nuestro equipo experto para facilitar el diagnóstico, diseño y adaptación de tus procesos a una mentalidad “Lean” que te permita aprovechar mejor tus recursos.

Artículo coescrito por: Marcos Nathan-Gerges, Mercedes Canci, Álvaro Cívico, Eduardo Jordán y Darío Rubio.