¿Eres consciente de que en tu día a día estás realizando gestión documental?
Todos realizamos, en mayor o menor grado, tareas de gestión documental cuando en nuestra actividad diaria trabajamos con documentos. El simple hecho de crear un documento y decidir guardarlo o eliminarlo son actividades de gestión documental. La gestión documental mínima ya nos la imponen los sistemas informáticos que utilizamos: tenemos que poner un nombre a cada documento y tenemos que guardarlo; ¿pero hasta dónde debemos llegar con la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas, usadas para administrar el flujo de documentos en una organización. Incluye la gestión del acceso, de la preservación y de la destrucción de los documentos. El documento es la unidad principal de la gestión documental (un documento sirve como evidencia de que un acto se ha producido). Gestionando los documentos de una forma adecuada se consigue facilitar la recuperación de la información que contienen.
¿Alguna vez no has encontrado un documento o has tardado demasiado en encontrarlo?
Una respuesta afirmativa a esta pregunta es un indicador claro de una gestión documental poco eficiente. En las organizaciones, esta acción se ha convertido en una necesidad.
La gestión de los documentos hay que hacerla pensando en el futuro y en toda la organización, no sólo en los productores del contenido
El objetivo principal de la gestión documental es que todo el personal de una organización sea capaz de encontrar cualquier documento con una búsqueda sencilla, sin tener que conocer la lógica que se utilizó para su almacenamiento.
La gestión de los documentos hay que hacerla pensando en el futuro y en toda la organización, no sólo en los productores del contenido o en sus consumidores habituales. Tenemos que ser conscientes de que cuando la información está organizada de forma eficiente se consigue mejorar su comunicación.
En algunas organizaciones, fundamentalmente de la Administración Pública, aún se tiene el reto de completar la transición de la gestión del documento en papel a la gestión del documento electrónico. Este es un factor clave en el proceso de transformación digital de la organización. En una administración pública, además de la gestión del documento electrónico, se tiene la necesidad de la gestión del expediente electrónico y de la interoperabilidad entre administraciones públicas (ENI).
La gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas, usadas para administrar el flujo de documentos en una organización
Conseguir implementar la gestión de un archivo electrónico es un reto que no se puede alcanzar sin ayuda de expertos en la materia. La gestión del cuadro de clasificación, con sus series documentales y la aplicación de los calendarios de conservación, es más sencilla con la utilización y configuración de un producto de gestión documental.
Sistema de gestión documental
Para conseguir llevar a cabo una gestión documental adecuada es necesario pasar de la teoría a la práctica:
Teoría
La política de gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas, usadas para administrar el flujo de documentos en una organización. Incluye la gestión del acceso, de la preservación y de la destrucción de los documentos y posibilita la administración de los documentos para facilitar la recuperación de la información que contienen.
Atendiendo a la definición recogida en el R.D. 4/2010 ENI, una política de gestión de documentos electrónicos establece: “orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias”.
Práctica
Para materializar en casos de uso la teoría es necesario seguir una serie de pautas.
- Definir el ciclo de vida de los documentos dentro de la organización.
- Definir los procedimientos y procesos para la digitalización de los documentos en papel.
- Definir las políticas de acceso.
- Definir las políticas de conservación.
- Implementar las políticas de gestión documental.
- Divulgar las políticas de gestión documental.
Izertis acumula muchos años de experiencia en proyectos de gestión documental y en la implantación de productos de gestión documental. Tenemos un equipo de profesionales cualificado con experiencia en diferentes proyectos en todos los ámbitos de la administración pública (administrativa, judicial, sanitaria) y también en el sector privado.
En definitivas, una organización es más eficaz cuando mejor es su gestión documental. Un documento que no se puede encontrar no puede aportar valor a la organización. Los documentos se tienen que conservar mientras aporten valor y pasado ese momento deben eliminarse porque lo único que hacen, a partir del momento en que no tienen valor, es ocupar espacio y generar confusión. Gracias a una gestión documental eficiente la información siempre estará al alcance de quién la necesita en el momento preciso en el que la necesita. ¿Necesitas ayuda para poder realizar este cambio en tu organización?