El control de gestión, una pieza clave dentro del gobierno de la compañía

Antes de definir de qué se trata, me gustaría hacer un breve resumen en relación a la evolución del entorno para entender el valor de esta función que se está haciendo imprescindible en cualquier compañía ya sea una multinacional o pyme.

En los primeros años del siglo XX, el mercado industrial era básicamente de oferta. La producción estaba situada en unos pocos países occidentales y esta era escasa. Por esta razón la competencia entre empresas era prácticamente inexistente y sus sistemas de gestión muy parecidos y poco sofisticados.

A partir de la II Guerra Mundial aumenta el número de empresas, que además se ubican en diferentes zonas geográficas y ofrecen productos similares. Crece el comercio y la demanda empieza a tomar poder. Los clientes son más exigentes, menos fieles a una u otra marca y sus hábitos cambian con rapidez. Nos suena, ¿verdad?

Ya en la primera mitad del siglo, hacia los años 60, aparece la electrónica y en paralelo la tecnología llega a la información y a la comunicación. El desarrollo de la informática y de las telecomunicaciones revoluciona los procesos internos de la empresa en todas sus vertientes y permite un gran desarrollo de la información disponible. Con la llegada de todos estos cambios, los entornos de producción pasan de un sistema taylorista a la “producción retardada” que permite una mejor adaptación a las exigencias de los clientes. Podríamos decir que un sistema de Gobierno íntegro (End to End Governance System) debería centrarse en el procesamiento de tecnología e información que la empresa pone en funcionamiento para lograr sus objetivos, con independencia de dónde se procese esta información. Es aquí donde cobra importancia la función de controlling.

¿Qué es un controller de gestión?

El principal objetivo de una compañía es obtener beneficios y generar valor para el accionista. La labor del controller es contribuir a dicho objetivo generando confianza y dando soporte al resto de áreas para generar valor. ¿Cómo lo hace? Llevando a cabo funciones de:

• Planificación
• Control
• Información

Para que esta labor pueda realizarse de forma efectiva es importante que la empresa se base en los siguientes principios:

• Principio de la existencia de objetivos: la empresa tiene que basar su desarrollo y crecimiento en la fijación de unos objetivos claros y definidos.
• Principio de la responsabilidad: todo objetivo debe quedar asignado a un responsable y éste, de forma piramidal, descomponerlo en subobjetivos de forma coherente.
• Principio de la información de objetivos: aunque parezca baladí, todo propietario de un objetivo debe conocerlo con la suficiente antelación, comprenderlo y asumirlo como suyo. Suele ser un error muy común en las empresas notificar objetivos anuales cuando ya han transcurrido unos meses del ejercicio, provocando muchas veces situaciones difíciles de reconducir o anunciando objetivos ya complicados en su cumplimiento.
• Principio del control por excepción: La existencia de objetivos permite desarrollar un trabajo de control muy eficiente basado en el análisis de desviaciones (de ambos sentidos). Se trabaja por excepción, se analizan diferencias respecto a presupuesto y a objetivos y se trata de comprender que ocurre para ayudar a la toma de acciones correctoras.
• Principio de la delegación: una organización solo puede delegar la toma de decisiones en la medida en que existe una función de control que evalúe de forma continua el proceso de decisión delegado. Dicho de otra manera, un estilo de gestión centralizado, sustantivo, aglutinado en un número muy reducido de decisores, no requerirá una gran función de Control de Gestión; un estilo de dirección descentralizado, basado en la delegación de responsabilidades, requerirá el establecimiento de un área de Control de Gestión fuerte que asegure el mantenimiento de unos niveles altos de confianza.

Dónde se encuentra dentro de la organización

Depende del tamaño de la compañía. Podemos hablar de dos modelos. 

Modelo europeo

Para que esta posición sea realmente eficiente, la compañía debe disponer de buenos sistemas de gestión que permitan a este departamento obtener con autonomía, toda la información necesaria para su tarea de análisis. Como podemos apreciar en este caso Control de Gestión no tiene poder jerárquico. Es un departamento que apoya a la dirección y por tanto su función es más estratégica.

Modelo americano

Sin embargo, en el modelo americano está al mismo nivel que otras direcciones lo que hace que su función sea más operacional.

Modelo americano-variante

En este último modelo, control de gestión aparece dentro del área financiera.

Qué ocurre con la tecnología 

Como comentaba al principio de este artículo, el desarrollo de la informática y de las telecomunicaciones revoluciona los procesos internos de la empresa en todas sus vertientes. El departamento de Controlling tiene una importante labor en la definición del sistema de información de la compañía. Este sistema de información se nutre de los subsistemas departamentales de información o funcionales. Por tanto, tiene que definir las necesidades globales de información, así como los flujos de comunicación.

¿Por qué el controller es una pieza clave dentro de la compañía?

Podemos decir que las razones principales son las siguientes:

1. Abarca toda la empresa y su posición de staff le permite tener una visión global de la misma. 
2. Tiene independencia a la hora de detectar necesidades de información, aunque en este punto conviene recordar que detectar esas necesidades es una cuestión mayoritariamente de los interesados.
3. Tiene un carácter coordinador, característica intrínseca del propio sistema de información.

Este último apartado tiene una importancia vital. Y, pueden darse varias alternativas en cuanto a la coordinación en el diseño e implantación de los sistemas de información, en función a las diferentes formas que la estructura de la empresa tenga diseñados al respecto. Así por ejemplo puede darse:

• Departamento de proceso de datos Independiente, es decir staff.
• Departamento de proceso de datos dependiente de algún área funcional, que en la práctica totalidad de los casos suele ser la dirección financiera.
• Departamento de organización y sistemas. Si está independizado, hecho que sólo se da en empresas de gran tamaño o de menor pero con complicados entramados de sistemas de información, es el ente centralizador de todo, y en este caso el controller tiene que trabajar en estrecha colaboración con él.

Lógicamente la estructura elegida condiciona el papel del controller frente al sistema de información, unido al mismo tiempo, a la propia elección de la estructura en lo referente a su propio posicionamiento dentro de la organización. El punto de referencia básico es que las tecnologías y sistemas de información impactan en la mayoría de los casos de forma directa en la estrategia y en la estructura de la empresa. Así pues, en la medida que los controllers, tienen mayor relevancia en la empresa como elementos coordinadores en la planificación estratégica, su aportación al diseño y tratamiento de la información, no solamente está justificada, sino que se convierte en requisito fundamental.

El problema será coordinar de forma perfecta las funciones y responsabilidades de cada uno de los elementos que participen en el diseño. Por otro lado, hay que tener en cuenta que dentro de las empresas es necesario plantearse la centralización y/o descentralización de la información, tratando de hallar el mejor equilibrio entre eficacia, eficiencia y coste tanto en el tratamiento como en la utilización de la misma. En este punto existe una tendencia generalizada a creer en la descentralización como un punto siempre positivo, cuando en realidad es algo a cuestionarse y siempre precedido de un estudio en profundidad. Aquí el controller puede también aportar una valiosa ayuda como conocedor tanto de las diferentes necesidades de información como de la estructura de la empresa.

Y, para terminar, ¿la posición condiciona la función del controller? Las decisiones de estructura deben responder, en gran mayoría, a planteamientos estratégicos. En la medida que la información estratégica y de planificación y control sea el eje de la información en la empresa, los controllers habrán de jugar un papel más importante. Su carácter independiente en la estructura, su conocimiento global de la empresa, su cercanía a la alta dirección y su función coordinadora que así debe entender la organización con todo el apoyo de la alta dirección, pueden jugar un papel determinante en el futuro como ya lo están haciendo en otros países.