Gestión del cambio - ¿Acción o Reacción?

La vida es 10% lo que te pasa y 90% cómo reaccionas

Impulsar y gestionar cambios: la clave para evolucionar con éxito

Actualmente las empresas están en continua transformación, enfrentándose a cambios únicos tanto internos como externos para seguir activas. Esta es la única forma de adaptarse a las necesidades del mercado y del propio negocio. En palabras de Jeff Bezos, fundador y CEO de Amazon, “lo peligroso es no evolucionar”.

Para Richard Beckhard, profesor del MIT y padre del Desarrollo Organizacional, “El problema de la mayoría de los cambios es la parte que no está a la vista”. Los cambios impactan sobre los procesos, sistemas de organización y las personas y, como si de un iceberg se tratase, únicamente está a la vista una pequeña parte del impacto real que puede generar. Por ello es esencial gestionarlo correctamente.^[1]

La gestión del cambio es un proceso esencial dentro de la gestión de proyectos para asegurar el éxito de la implantación de un nuevo producto o servicio. Busca ayudar a tanto a la organización como a los stakeholders y empleados a generar una transición fluida del estado actual (AS IS) al estado futuro donde se pretende llegar (TO BE), a través del desarrollo de estrategias para vencer la resistencia natural al cambio para minimizar los impactos en la producción y asegurar una mejor aceptación del modelo TO BE. ^[2]

En línea con esta estructura y los estándares que proporciona ACMP (Association of Change Management Professionals) ^[3], en Izertis aplicamos un modelo de Gestión del Cambio que consta de 5 procesos:

1. Diagnóstico: establecimiento del punto de partida de la empresa (AS IS) y a dónde se quiere llegar (TO BE), a través de reuniones y ejercicios que permitan recopilar información con stakeholders de diferentes partes de la organización y otras partes afectadas. En esta etapa es clave identificar procesos, sistemas y fundamentalmente las personas afectadas dado que su resistencia natural afectará directamente la implantación exitosa del cambio.
2. Preparación: planificación de todos los procesos técnicos asociados al cambio, para asegurar que se lleva a cabo minimizando el impacto negativo en la actividad de la empresa y sus empleados.
3. Comunicación: mantenimiento de un flujo constante de información desde el inicio con todos los involucrados sobre avances, logros o riesgos del proceso de transformación. Esta comunicación debe ser bidireccional, para recoger opiniones y sentimientos de las personas afectadas.
4. Formación: planificación de sesiones formativas, juegos y dinámicas de grupo, charlas, demostraciones y evaluaciones para todos aquellos afectados, buscando asegurar que tienen los conocimientos y confianza necesarios para llevar a cabo sus tareas diarias bajo el nuevo modelo (TO BE).
5. Seguimiento:evaluación continua del proceso de transformación, su impacto y la reacción de las personas afectadas. El objetivo es minimizar la resistencia natural a los cambios implementados, a través de la adaptación de los procesos de comunicación y formación.

Una gestión del cambio correcta y eficaz aportará beneficios tales como:

• Ahorro económico: a través de la optimización de los costes del proceso de transformación, incrementando la confianza de los stakeholders, proporcionando una formación a los empleados y generando un mejor ambiente de trabajo se reducirán las posibles incidencias y descoordinaciones que amenazan la eficiencia operativa de la organización.
• Mejora de la estructura organizacional: desde la fase de diagnóstico inicial se mejora el conocimiento de la estructura, procesos y capacidades de cada uno de los elementos que conforman la empresa. Así, se puede maximizar el aprovechamiento de sus capacidades y organizar planes para mejorar en caso necesario.
• Mejora de las relaciones entre empleados, proveedores y clientes: con la implementación de cambios de una manera eficiente se mejorarán las comunicaciones y de la adaptabilidad a los cambios del entorno.
• Aumento en la satisfacción del empleado: a través de la comunicación fluida y bidireccional se minimizará la reacción adversa a los cambios, generando un clima de confianza. Además, las personas aprenderán nuevas habilidades y conocimientos que aumentarán su rendimiento y satisfacción en el ambiente laboral.

Beneficios como los que mencionamos anteriormente fueron descritos por Jack Welch, CEO de General Electric tras la implantación de Six Sigma en la compañía ^[4]. No sólo se generó un aumento en el ahorro, optimizaron la compañía y, aumentaron la eficiencia y productividad, sino que también formaron y motivaron a los trabajadores para que puedan crecer y trabajasen en un mejor ambiente laboral. La clave de una correcta gestión del cambio es que esté impulsado por un líder que sea capaz de comunicar y escuchar las opiniones de aquellos afectados por el cambio.

Implementar un cambio supone un desafío para toda organización. Contar con el entorno y los actores propicios que permitan una transición fluida son factores imprescindibles que se pueden conseguir mediante la gestión del cambio ^[2]. Para ello, existen métodos que permiten preparar tanto a la organización como a los líderes para que comuniquen y enfaticen la importancia que conlleva el cambio a implementar y, a su vez, facilitar las herramientas adecuadas para mantener la motivación de las personas y lograr los objetivos marcados.

Referencias:

• ^[1] Desarrollo organizacional: estrategias y modelos. Richard Beckhard. Addison-Wesley, 1969. ISBN-13: 978-0201004489
• ^[2] Human Change Management Body Of Knowledge (HCMBOK). HUCMI, 2016. ISBN: 978-85-913907-5-5
• ^[3]ACMP Standard for Change Management. ACMP, 2014.
• ^[4]Jack Welch & The G.E. "Way: Management Insights and Leadership Secrets of the Legendary CEO". McGraw-Hill, 1998. ISBN-13: 978-0070581043