Gestión de proyectos en tiempos de crisis

En una situación de emergencia y de imprevisto como la que vivimos actualmente, la adopción e implantación de las técnicas más adecuadas de gestión y comunicación dependerá del estado en el que se encuentre cada organización, de la capacidad de sus usuarios y de las particularidades de cada negocio, por lo que no habrá soluciones iguales para todas las empresas. Prioridades y urgencias vendrán marcadas por el impacto de la situación en cada momento.

Nos enfrentamos a un modelo organizacional muy diferente al tradicional, que replantea las formas de comunicación interna y, en consecuencia, genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas y proyectos, obligando a ofrecer todos los servicios de forma rápida, simplificada y competitiva.

I. Técnicas adecuadas de Gestión en Situación de Urgencias o Emergencias

A continuación, se esbozan varias técnicas de gestión adecuadas para organizar Oficinas de Gestión de Proyectos (PMOs), Oficinas de Gestión de Servicios (SMOs) y gestión de proyectos en este tipo de situaciones:

• Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las Oficinas de Gestión (PMOs y SMOs) en situaciones de emergencia y en remoto, son las dificultades de comunicación entre sus miembros y el resto de los departamentos, así como con los stakeholders involucrados en todos sus portfolios, programas y proyectos. Es crucial recordar que las empresas y la actividad que desarrollan se componen, en última instancia, de personas, que necesitan ser capaces de adaptarse a estas nuevas formas de comunicación. Se ha comprobado que garantizar una comunicación en remoto es mucho más fácil cuando se combina una herramienta de gestión de portafolios y proyectos (existen muchas en el mercado) con herramientas colaborativas, tanto de comunicación como de documentación. Las herramientas PPM (Portfolio & Project Management) proporcionan una visión holística del estado de los proyectos, permitiendo a los ejecutivos y directores de proyectos priorizar, organizar y optimizar la ejecución de los mismos, así como equilibrar los recursos disponibles entre todos los proyectos, especialmente importante en situaciones como las que estamos viviendo actualmente. El software proporciona la visibilidad que necesitan las PMOs para mantener los proyectos en movimiento y optimizar la productividad.

Además, es primordial, establecer una hoja de ruta con los objetivos que se deben seguir y cumplir semanalmente. Para ello, es muy importante realizar reuniones de seguimiento diarias preferiblemente a primera hora, de forma que las actividades queden planificadas, entregadas y supervisadas día a día.

Uno de los mayores temores de los CIOs que se enfrentan al cambio organizacional que supone lograr una adaptación repentina al teletrabajo, es perder el control sobre la mayoría de sus trabajadores, específicamente sobre los procesos que estos desarrollan en el día a día. Sin embargo, esta concepción no es más que un mito, porque gracias a la tecnología es posible, en muchas ocasiones, gestionar mejor y hacer un seguimiento más cercano.

Asimismo, los sistemas de gestión documental colaborativa permiten que todos los integrantes de un proyecto accedan en tiempo real a las últimas versiones de los documentos en elaboración, otorgándoles permisos de edición según corresponda, generando así una verdadera sinergia entre los miembros del proyecto y fomentando el trabajo en equipo. Todas estas formas colaborativas de trabajar presentan ventajas igualmente en tiempos de normalidad, por lo que es muy positivo lograr una asimilación de estos procesos y herramientas entre la plantilla de cualquier empresa.

• En referencia a la Gestión de Proyectos, la tecnología para trabajar en remoto puede generar mayor sinergia y colaboración, si se basa en logros.

Las aplicaciones de Gestión de Proyectos en línea, generalmente se basan en modelos más ágiles de trabajo en los que se permite la distribución de tareas y la fijación de indicadores de desempeño que, dependiendo del avance logrado, son señalados directamente por el trabajador o en conjunto por el coordinador y el colaborador.

Entre los mayores desafíos que impone el trabajo en remoto en la Gestión de Proyectos (se hacía mención anteriormente) está la necesidad de innovar en modelos organizacionales y generar estructuras basadas en logros y no en horas/puesto; esto es, medir el rendimiento y la productividad por avances sobre procesos y tareas específicas y no en relación con la cantidad de tiempo que se está en la oficina.

Trabajar en remoto requiere disciplina, control, automotivación, actitud proactiva, iniciativa, constancia, responsabilidad, flexibilidad y actitud colaborativa con el equipo, departamentos, empresa y todos los stakeholders involucrados, tanto a nivel nacional como internacional, si fuese el caso.

De este modo, lo que los responsables y líderes de proyectos requieren es poder tener acceso permanente al estado de avance sobre las metas propuestas.

Las ventajas y beneficios derivados de la implementación de un modelo de trabajo colaborativo en remoto en las organizaciones pueden entenderse desde distintos ámbitos:

Para el Negocio:

• Mayor productividad de los equipos de trabajo. 
• Mejora de la colaboración y alineamiento Negocio IT y resto de los involucrados.

Para las Operaciones:

• Control y seguimiento permanente del desarrollo de las tareas programadas a través de las herramientas tecnológicas.
• Procesos descentralizados pero interconectados.
• Equilibrio entre los espacios laborales y personales de los empleados que generan mayor calidad de vida que se traduce en mayor productividad.

Por otra parte, y siguiendo las buenas prácticas de gestión de proyectos, se debe identificar los procesos de FastTrack para poner en marcha un proyecto en situación de urgencias. Estos procesos incluyen las tareas más imprescindibles como pueden ser: alcance, plazos, costes, stakeholders & comunicaciones y riesgos.

II. La importancia de la Gestión del Cambio en Situaciones de Emergencia

Conviene recordar que los principales activos de cualquier empresa son sus trabajadores, por lo que es de suma importancia acompañar a la plantilla en la adopción de procesos más ágiles y remotos y la utilización de herramientas colaborativas.

Pocas empresas en España estaban -y están- acostumbradas a trabajar de manera remota y/o colaborativa, y en las que lo están, no todas las funciones de la empresa lo hacen. Además, son muy pocas las firmas que mantienen un plan de contingencia. Por ello, y debido a las ventajas que ofrecen, es importante no esperar a este tipo de momentos de crisis para adoptar o fomentar este tipo de actividades.

La crisis del COVID-19 ha dejado claro que, en situaciones de emergencia, nuestro día a día puede cambiar radicalmente de la noche a la mañana. Para los trabajadores, este cambio tan rápido puede suponer un impacto importante, generando incertidumbre y ansiedad, por lo que es crucial gestionarlo desde una perspectiva humana, aparte de la tecnológica: de poco sirven las conexiones VPN y videollamadas si los trabajadores no saben cómo sacar provecho de ellas, o incluso si van a mantener su trabajo más allá de unos días (cientos de miles de trabajadores han sufrido ERTES estos días debido al COVID-19).

Las buenas prácticas recomendadas por el Human Change Management Institute (HUCMI) incitan a la transparencia siempre que sea posible, fomentando la comunicación en todos los sentidos. Por ello, habría que incidir sobre las siguientes actividades para asimilarlas en el día a día:

• Sesiones de coaching y utilización de herramientas de trabajo en remoto (entornos colaborativos, videollamadas, etc.), no solo de los aspectos técnicos, sino también de etiqueta: tener el micrófono cerrado en las calls para evitar ruidos e interrupciones, tener en cuenta el posible lag del audio para no pisar comentarios de otras personas, etc.
• Reuniones diarias para planificar tareas y realizar seguimiento.
• Reuniones de team building. Tomar un desayuno virtual por videollamada con el equipo para charlar de temas más triviales, no necesariamente relacionados con el trabajo.
• Establecer canales de recogida de feedback y recomendaciones de los trabajadores. Habrá múltiples ideas que puedan ayudar a calmar la ansiedad y mejorar la productividad.
• Establecer canales de información periódica, y de ayuda psicológica para aquellos que la necesiten. En algunos casos, se pueden facilitar foros para que los mismos trabajadores puedan ayudar a los compañeros, aumentando su sentimiento de autorrealización. Estas dinámicas son especialmente útiles en casos en los que las empresas puedan afrontar reducciones de plantilla.

Tampoco podemos evitar mirar más allá de la crisis y recoger lecciones aprendidas de estos tiempos difíciles, como la necesidad de estar preparados (planes de contingencia), o la posibilidad de implementar dinámicas de trabajo colaborativas y en remoto que ayuden a la flexibilización y la conciliación de la vida laboral y personal.

Autores:

Mario Gómez y José Luis Hortelano.